Miłość przed pierwszym wejrzeniem – nie zapomnij o preboardingu!

Preboarding to część procesu adaptacji nowego pracownika (ang. onboarding), która występuje jeszcze przed pierwszym dniem w pracy. Można powiedzieć, że zaczyna się już podczas rekrutacji, w końcu to okazja do pierwszegospojrzenia na pracę firmy od wewnątrz. Taki sneak-peak na Twój employer branding.

Zabrzmiało poważnie? To dobrze, bo to ważne.

Zaczynanie procesu onboardingu bez preboardingu to „robienie sobie pod górkę”. To tak, jakby pierwszego dnia pracy przyjść będąc wyraźnie wczorajszym. Dlaczego? Bo na preboarding składają się w dużej mierze czynności, które i tak musisz wykonać: zebranie dokumentacji, przygotowanie stanowiska pracy, zaproszenie do biura. Jeśli zrobisz to porządnie, możesz zyskać o wiele więcej niż odhaczenie pozycji na liście od księgowości.

Dobrze przygotowany preboarding pozwala wykorzystać okres wypowiedzenia pracownika u poprzedniego pracodawcy, a to oszczędność Twojego czasu. Oznacza wyższą retencję i zwiększenie zaangażowania przyszłego pracownika. A niższa rotacja pracowników to z kolei oszczędzanie Twoich zasobów: finansowych i kadrowych. 

To co, może preboarding?

Zakres preboardingu determinuje charakter pracy – są rzeczy, których nie załatwisz bez obecności tej osoby np. na hali produkcyjnej. Obecny zwrot biznesu ku pracy zdalnej sprawia, że jest ich coraz mniej. Rekomendujemy, żeby zacząć od tego, co zastępuje mail z załączonym pdfem, prezentacją, czy linkiem do video:

• Przygotowanie dokumentów zatrudnienia takich jak umowa o pracę, non-disclosure agreement, oświadczenie podatnika itd. Wiele firm podpisuje teraz mowy za pomocą podpisów elektronicznych i wysyła je do nowych pracowników e-mailem z prośbą o wydrukowanie, podpisanie i przekazanie kurierowi, który przywozi im sprzęt. Jeszcze inne cały proces podpisywania dokumentów przenoszą do strefy wirtualnej.
• Poinformowanie o nowej osobie pracowników, zwłaszcza tych, którzy będą stale z nią współpracować. To dobry moment na wyznaczenie buddy’ego – doświadczonego pracownika, który będzie niejako przewodnikiem na onboardingowej trasie. Buddy’ego też trzeba do swojej roli przygotować – wpisanie w kalendarz spotkań z nowozatrudnionym nie wystarczy. Od tych pierwszych wspólnych dni może zależeć, jak długo pracownik pozostanie w Twojej firmie, więc warto się do tego przyłożyć.
• Wprowadzenie pracownika do firmy. Niech pozna Waszą wizję i misję. Poinformuj go o długoterminowych celach, planach, najważniejszych projektach. Pokaż mu strukturę, zrób dla niego listę najważniejszych kontaktów, siatkę informacyjną. Niech wie, do kogo zgłosić się pierwszego dnia pracy. I niech zapozna się z wszystkimi regulaminami!
• Pozwolenie przyszłemu pracownikowi na poczucie się częścią kultury organizacyjnej. Daj mu wgląd w aktualności, w konkursy pracownicze, sukcesy i to, co zaprząta głowę jego przyszłym kolegom. Jeśli okres wypowiedzenia u poprzedniego pracodawcy jest dłuższy (np. 1-3 miesiące) można to zrobić za pomocą newslettera. Czy to nie ekscytujące? ☺

Nie chcesz niczego pominąć?

Pełnometrażową checklistę preboardingową znajdziesz w naszym e-booku.

Na kogo to zrzucić …

W małych i średnich przedsiębiorstwach rzadko spotykamy dział HR. Czasem jest to jedna oddelegowana do tego osoba, ale zwykle w momencie przyjmowania nowego pracownika przedsiębiorca jest sam sobie sterem, żeglarzem, okrętem. A przecież przed zatrudnieniem pracownika jest naprawdę wiele do zrobienia!

W HUB HR wierzymy, że obowiązki są po to, żeby się nimi dzielić. Po pierwsze, z innymi pracownikami – to pozwoli im poczuć odpowiedzialność za nowego członka drużyny i będzie pierwszym krokiem do budowania koleżeńskich relacji. Po drugie, z ekspertami. Opracowanie schematu onboardingu bez pomijania skutecznego preboardingu możesz powierzyć zewnętrznej firmie. Przeczytaj co piszemy o adaptacji pracowników lub porozmawiaj o tym z naszym specjalistą.