Udzielanie informacji zwrotnej może przysparzać problemów.
Ignorowanie pracownika i błędów, które popełnia to również rodzaj komunikacji,
jednak zdecydowanie niepożądany.
Jak udzielać konstruktywnej informacji zwrotnej?
Feedback to nie krytyczny atak, nie ocena okresowa, ale też nie tylko pochwała i spijanie sobie z dziubków. Udzielanie informacji zwrotnej to proces, który buduje zaufanie między współpracownikami, ważny element systemu motywacyjnego i motor do zmian. Poza docenianiem, czyli tzw. feedbackiem pozytywnym, istotny jest feedback konstruktywny (nazywany czasem negatywnym). Nie tylko zapobiega on powtarzaniu błędów, ale również oczyszcza atmosferę pracy – sprawia, że nie kumulują się negatywne emocje.
Istnieje wiele sposobów udzielania feedbacku, ale w każdej powtarzają się takie elementy: dobre intencje, pozytywne nastawienie do pracownika i gotowość do rozmowy w cztery oczy.
Metody udzielania feedbacku polecane przez HUBHR:
Kanapka
Włóż trudną informacje zwrotną (gorzką pigułkę) między dwie przyjemne.
Budowa komunikatu: komentarz pozytywny – komentarz negatywny – komentarz pozytywny
Kiedy warto stosować: codzienny feedback, kiedy mamy do przekazania nieskomplikowaną informację zwrotną na temat błędów.
PLUSY: Przekazanie negatywnej informacji w ten sposób jest mniej demotywujące.
MINUSY: Ostatnia (pozytywna) informacja może rozmyć przekaz, na którym nam najbardziej zależy, czyli zwrócenie uwagi na popełniane błędy. Ryzykujemy, że zostaniemy uznani za nieszczerych.
FUKO
Polega na zbudowaniu komunikatu na czterech fundamentach:
Fakty – Oparcie komunikatu o fakty, mówienie o konkretnych sytuacjach.
Uczucia – Przywołanie osobistych odczuć związanych z sytuacją, używanie komunikatu „JA”.
Konsekwencje – Wskazanie konsekwencji z jakimi wiążą się omawiane działania.
Oczekiwania – Przedstawienie osobie feedbackowanej naszych oczekiwań oraz określenie celu.
Kiedy warto stosować: stale, w ustrukturyzowanym procesie feedbackowania.
PLUSY: Dzięki oparciu o strukturę rozmowa przynosi korzyści każdej ze stron. Pozytywnie wpływa na relacje i może być również wykorzystana jako narzędzie rozwiązywania konfliktów.
MINUSY: Wymaga zaangażowania nadawcy i odbiorcy. Nie można przejść przez FUKO „po łebkach” – ta metoda wymaga kompleksowego podejścia i skrupulatności.
Stop/Start/Continue
To najprostsza technika przekazywania feedbacku.
Komunikat opiera się na trzech punktach:
Przestań- jakie błędy popełnia pracownik?
Zacznij – co można zrobić, żeby poprawić proces?
Kontynuuj – co pracownik robi dobrze i czego nie powinien zmieniać?
Kiedy warto stosować: to metoda odpowiednia dla prostego, codziennego feedbacku, który ma na celu wzmocnić pożądane zachowania
PLUSY: Proste rozwiązania są najlepsze!
MINUSY: Nie jest holistyczny, nie uwzględnia wszystkich aspektów pracy.
Czego nie robić?
Żadna z polecanych przez nas metod nie zadziała, jeśli nie podejdziemy do pracownika po partnersku. Rozmowa nie może być monologiem. Jeśli skupimy się na ocenie pracownika, a nie ocenie jego działań, zachowań i postawy, jedyne co zbudujemy między menedżerem a pracownikiem to atmosfera wrogości. Dlatego do każdej rozmowy zawierającej informację zwrotną należy się porządnie przygotować, tak by nasz feedback był oparty na konkretnych przykładach i w efekcie doprowadził do pozytywnej zmiany, a nie zdemotywowania i poczucia krzywdy.
