Rekrutacja online w praktyce

Jednym z wyzwań, przed którymi stoją obecnie zespoły HR, jest przeprowadzenie efektywnego procesu rekrutacji w sposób zdalny. Oczywiście, taka forma rekrutacji sprawdzi się nie tylko w obliczu kryzysu wywołanego epidemią – istnieją sytuacje, gdy bezpośrednie spotkanie jest niemożliwe lub po prostu zbędne. Czy taka rekrutacja może być udana? Zdecydowanie! Mamy na to wiele przykładów, ponieważ zdalnie rekrutujemy od lat. Czy to najlepsza metoda? To zależy od szeregu czynników: stanowiska, firmy czy konkretnych potrzeb pracodawcy. W niektórych przypadkach sprawdzi się lepiej, w innych trochę gorzej. Czasami jednak (tak jak teraz), może to być zwyczajnie jedyna możliwość pozyskania nowego pracownika.

Rekrutacje prowadzone w sposób zdalny z pewnością sprawdzą się w przypadku osób, które docelowo będą pracować w zespołach wirtualnych, a ich obowiązki w dużej mierze będą wypełniane z domu. Wówczas proces rekrutacji jest już pewną „namiastką” pracy właściwej.

Kiedy nie polecamy rekrutacji zdalnej? W przypadku stanowisk dotyczących bezpośredniego kontaktu z klientem (np. przedstawiciel handlowy) – tu, jeśli istnieje taka możliwość, rekomendujemy sięgnięcie po tradycyjne metody rekrutacji.

Jak przeprowadzić zdalnie efektywną rekrutację?

Mimo, że potrafimy i lubimy rekrutować zdalnie, wciąż cenimy sobie spotkania twarzą w twarz z kandydatami. To pozwala nam jeszcze lepiej się zrozumieć i stworzyć naturalną atmosferę. Potencjalny pracownik może zobaczyć przyszłe miejsce pracy i poobserwować osoby pracujące w firmie, panujące w niej zwyczaje czy obowiązujący dress-code. Dzięki temu będzie mógł podjąć jeszcze lepszą decyzję.

Bezpośrednie spotkanie jest zdecydowanie bardziej angażujące. Trzeba pewnego wysiłku, aby do niego doszło: przygotować się, odpowiednio się ubrać i dojechać na miejsce. Dlatego spróbujmy, w miarę możliwości, zbliżyć formę spotkania online do bezpośredniej rozmowy.

• Zorganizuj wideokonferencję – dzięki temu kandydat lepiej zapamięta rozmowę i bardziej zaangażuje się w cały proces.
• Wyskocz z dresu – pracując w domu, dress-code zmienia się najczęściej w dres-kod. Jednak na czas wideorozmowy postaraj się o strój zbliżony do tego, który wybierasz do pracy. Nie musisz od razu zakładać garsonki lub garnituru, ale postaraj się wyglądać schludnie i profesjonalnie.
• Wprowadź miłą atmosferę i bądź naturalny – oczywiście, jeśli kandydat nie jest przekonany do oferty pracy, nic tu nie pomoże. Zawsze natomiast warto wywrzeć pozytywne wrażenie: być może w przyszłości będziemy mogli porozmawiać z nim o innej propozycji?
• Zachowaj standardy procesu rekrutacyjnego – pamiętaj, że zmienia się tylko narzędzie. Kompetentnie przygotuj się do rozmowy online i zadbaj o przekazanie niezbędnych informacji.

Aspekty techniczne rekrutacji zdalnej.

Po pierwsze – ogłoszenie. To najczęstsza i pierwsza forma komunikacji z kandydatami. Koniecznie zawrzyj w nim informację, że rekrutacja będzie prowadzona online. Dzięki temu już w momencie aplikowania będzie jasne, na jakich zasadach będzie przebiegał cały proces. Zyskujesz więc pewność, że kandydat jest gotowy na taką właśnie formę spotkania.

Po drugie – znajdź odpowiednie narzędzie. Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań, które umożliwiają odbycie rozmowy online (wśród nich Skype, WhatsApp, Facebook Messenger, Google Hangouts, Zoom, Webex czy Viber). Sprawdź, czy kandydaci będą mogli skorzystać z wybranej przez Ciebie opcji bezpłatnie oraz czy proces instalacji nie jest zbyt problematyczny. Jeśli to możliwe, na wszelki wypadek miej w zanadrzu inne narzędzie.

Po trzecie – przeprowadź test. Jeszcze przed rozmową sprawdź, czy na pewno wszystko działa poprawnie. Najlepiej skorzystać z przewodowego połączenia z Internetem – daje większą gwarancję stabilnego połączenia oraz jego lepszą jakość.

Po czwarte – zadbaj o miejsce. Zapewnij sobie ciche i komfortowe warunki na czas rozmowy. Poza naszym wizerunkiem, warto zadbać również o to, co kandydat zobaczy za naszymi plecami (lub usłyszy w tle). Zarówno w domu, jak i w biurze lepiej wybrać jako tło pustą ścianę niż zabałaganiony regał – w ten sposób unikniemy rozproszenia rozmówcy. Jeśli mamy problem z wygospodarowaniem odpowiedniego kadru, pomocne mogą okazać się narzędzia oferowane przez komunikator – w ustawieniach Skype możemy rozmyć tło, a Zoom proponuje nakładki, które skutecznie zakryją czający się z tyłu bałagan. Zadbaj również o warstwę audio! Nawet, jeśli używasz słuchawek i dociera do Ciebie tylko głos rozmówcy – pamiętaj, że mikrofon zbiera dźwięki z otoczenia i czasem osoba po drugiej stronie ekranu może usłyszeć więcej, niż by chciał.

Po piąte – pamiętaj o odpowiednim ustawieniu kamery. Jeśli korzystasz z laptopa, dobrze jest położyć go na grubej książce lub pudełku tak, aby kamera była na wysokości oczu. Wyglądamy wtedy dużo naturalniej i unikamy ryzyka, że „utniemy” sobie głowę. Zadbaj również o odpowiednie światło. Osoby, które na co dzień pracują zdalnie i prowadzą wiele rozmów online używają np. lampy pierścieniowej. Oczywiście, można użyć też zwykłej lampki biurkowej do oświetlenia twarzy. Jeśli Twoje miejsce pracy znajduje się obok okna, pamiętaj, żeby usiąść na wprost źródła światła – unikniesz wtedy zaciemnienia twarzy.

Równie ważne jest, by zawsze mieć przy sobie CV kandydata oraz kartkę i coś do notowania. Co prawda, wszystkie informacje można zanotować także na komputerze, jednak stukanie w klawiaturę będzie słyszalne dla drugiej strony i może zadziałać rozpraszająco, dlatego lepiej sprawdzą się tradycyjne notatki na papierze.

Jak zaprosić kandydata na rozmowę?

Zapraszając kandydata do procesu rekrutacji online, zatroszcz się o to, aby miał on czas na przygotowanie się do rozmowy i zadbanie o kwestie techniczne. Prześlij mu odpowiednio wcześniej zaproszenie z linkiem do spotkania. Jeśli zapraszasz kandydata na spotkanie z klientem albo przedstawicielem biznesowym, przeprowadź wcześniej z kandydatem test połączenia. Upewnij się, czy nie ma przeszkód technicznych, aby rozmowa się odbyła (czy kandydat jest w stanie dołączyć do spotkania, czy mikrofon i kamera działają poprawnie itd.). Pozwoli to uniknąć niepotrzebnego stresu i straty czasu. Jeśli coś nie zadziała w trakcie testu, będzie jeszcze czas, żeby to naprawić lub zmienić narzędzie komunikacji. Kandydat doceni, że dbamy o jego komfort, a klient będzie zadowolony, że czas został wykorzystany efektywnie.

Profesjonalna rozmowa online

Sposób prowadzenia rozmowy online i zasady, którymi warto się kierować nie różnią się zbytnio od rozmowy „na żywo”, ponieważ zmienia się tylko narzędzie komunikacji.

Na samym początku – mimo, że informacje te z pewnością podaliśmy już wcześniej – przedstawmy się raz jeszcze kandydatowi, przypomnijmy, jaką firmę reprezentujemy, jaka jest nasza rola w procesie rekrutacji i jakiego stanowiska ona dotyczy. Nie rezygnujmy z tzw. lodołamaczy. To, że nie odbywamy spotkania twarzą w twarz, nie oznacza, że kandydat nie odczuwa stresu. W tym wypadku z oczywistych przyczyn nie zapytamy, jak mu się jechało do nas lub czy nie miał problemu z zaparkowaniem, ale zawsze można zapytać o coś innego, np. czy nie miał problemów z zainstalowaniem komunikatora lub jak mu się pracuje z domu.

Ważne, by przedstawić plan całego spotkania: np. najpierw Ty opowiesz o firmie i stanowisku, potem zadasz kandydatowi pytania, a następnie on będzie miał możliwość rozwiać swoje wątpliwości. Uprzedź też, że będziesz notować w trakcie. Zadbaj o sposób i tempo mówienia, nawet bardziej niż w trakcie tradycyjnego spotkania, aby mieć pewność, że kandydat otrzyma od Ciebie wszystkie niezbędne informacje i będą one dla niego zrozumiałe. Na zakończenie podziękuj kandydatowi za rozmowę i poinformuj, jak będą wyglądały kolejne etapy rekrutacji (np. jak będziesz komunikować się z kandydatem lub kiedy może spodziewać się kontaktu z Twojej strony).

Powodzenia!